* Más de 400 profesionales se dieron cita en la primera edición de AEVEA&CO, la jornada organizada por AEVEA para debatir sobre el presente y el futuro de la industria española de la organización de eventos.
* “Nunca antes nos habíamos organizado para defender los intereses comunes de nuestra actividad. Este es el primer paso de un gran trabajo colectivo” –señala Darío Regattieri, presidente de AEVEA.
La carpa del Gran Teatro Príncipe Pío en Madrid ha sido el escenario perfecto para la primera edición de AEVEA&CO, un encuentro organizado por Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA). En un escenario circense y evocador se dieron cita las principales agencias españolas, administraciones públicas, expertos nacionales e internacionales, asociaciones, medios, proveedores de servicios, estudiantes de comunicación y eventos y público interesado –se trató de una jornada abierta sin trabas- alrededor de un programa que combinó acertadamente intervenciones de puro estímulo intelectual y emocional –como las de Alex Rovira, “El Mundo que viene” o Javier Luxor, “Generar emociones a través del asombro”- con otras presentaciones y mesas redondas que han servido para repasar la problemática, los retos y las vías de progreso para la industria española de los eventos, la industria de las emociones.
Sobre todo, y más allá del programa, AEVEA&CO ha representado la primera materialización real de la voluntad de las agencias de eventos españolas de unir esfuerzos para luchar por objetivos comunes, como la protección de sus creatividades, la reivindicación de normativas comunes en todo el territorio y la toma de conciencia general del gran valor que los eventos de todo tipo aportan a la dinamización económica, social y cultural de territorios y países.
“Hace un año, cuando creamos AEVEA”, dijo en sus palabras de bienvenida Darío Regattieri, presidente de AEVEA, “muchos de nosotros ni siquiera nos conocíamos personalmente. Competíamos, como lo seguiremos haciendo, por ganar concursos y clientes, pero vivíamos de espaldas unos a otros. Ahora estamos todos aquí juntos porque más allá de la competencia tenemos intereses comunes y queremos establecer las reglas de juego de nuestra industria”.
A diferencia de las industrias publicitaria o cinematográfica, por ejemplo, la industria de los eventos carece de una articulación legal y reglamentaria para su actividad. Aspectos tan importantes como la seguridad o las normas de actuación en espacios públicos son objetos de normativas tremendamente dispersas, a veces caprichosas, según las diferentes administraciones en cada ciudad o territorio.
La primera mesa de debate de la jornada trató de “Promocionar una ciudad: el evento como herramienta”. Previamente Turismo de Murcia Convention Bureau, a través de su Director, Ramón Palazón, pudo exponer las facilidades que ofrece Murcia para hacer eventos. La mesa, moderada por Eric Mottard, CEO de Eventoplus, contó con la participación de Ricardo Zamora, Presidente de Turismo de Murcia Convention Bureau; Ernesto Gasco, primer teniente de Alcalde del Ayuntamiento de San Sebastián y Vicepresidente segundo del Spain Convention Bureau; Maarten Schram, Presidente de LiveCom Alliance (Asociación Europea de Asociaciones de Eventos); Matilde Almandoz, Presidenta de OPC España (Federación Española de Asociaciones de Empresas de Organización Profesional de Congresos); Fernando Portugal, Consejero Delegado de la agencia Last Lap, miembro de AEVEA; y Ramiro McTersse (Ramiroquai), promotor de conciertos y shows en vivo.
Todos ellos estuvieron de acuerdo en señalar que la organización de eventos aporta mucho a una ciudad: contribuye a desestacionalizar el turismo, trae a ella por primera vez a visitantes profesionales que luego regresarán como particulares, y supone un escaparate de exposición nacional e internacional que puede llegar a tener un importante alcance. Sin mencionar, por supuesto, los empleos directos e indirectos que generan los eventos y sus industrias auxiliares: personal de audiovisuales, organización, diseño, carpintería, transportes, hostelería, alojamientos… Los ponentes coincidieron en señalar la tendencia de involucración de los ciudadanos en los eventos, y la necesidad también de difundir los beneficios de todo tipo que suponen para la vida urbana.
Otro punto esencial es la facilitación y simplificación de trámites en las administraciones públicas, la creación de “ventanillas únicas” donde las agencias de eventos encuentren interlocutores especializados que centralicen los múltiples permisos y trámites necesarios para la celebración de eventos. Para su organización es necesario que las agencias y las administraciones tengan una relación fluida, y lo más especializada posible. También los funcionarios municipales, agentes de movilidad, cuerpos de seguridad, protección civil y otros son parte activa en el éxito de organización de un evento, y cuanto más se profundice en su formación y especialización, mejor.
AEVEA&CO fue el marco perfecto para el lanzamiento del Anuario 2016 de AEVEA, donde se recogen opiniones valiosas de diversos agentes de relevancia y donde aparecen los socios que forman Agencias de Eventos Españolas Asociadas con sus datos de contacto y especificidades. También refleja los beneficios que aporta la asociación y que serían mayores cuantas más agencias se sumen a este proyecto, por lo que se invitó a aquellas que todavía no forman parte de AEVEA a incorporarse y así construir conjuntamente la industria de los eventos.
En la segunda mesa de la jornada se debatió sobre “La Industria de los Eventos hoy: radiografía”, sobre el reconocimiento, posicionamiento, problemática y claves para su mejora. La moderó Jaime de Haro, director de IPMark, y contó con participación de Mar García, miembro de la Junta Directiva de la Asociación Desarrollo de Experiencia de Cliente y Directora de Grass Roots España; Juan L. Sierra, Jefe de Protocolo y RRPP de la Armada; Rubén Valverde, Head of Marketing Communications de Siemens; Ander Bilbao, CEO de la agencia Sörensen y Jorge de Toro, director de la agencia Planta 18, ambas socias de AEVEA.
La relación entre empresas y agencias, la importancia del protocolo en la organización de eventos, y el rol fundamental de los eventos en la transmisión de mensajes de marca fueron los puntos más notables de esta mesa. Recordamos lo que nos emociona mientras que olvidamos palabras, datos e impactos que no alcanzan a emocionarnos.
Los ponentes coincidieron en subrayar que los eventos son momentos únicos, presenciales, de contacto físico, por lo que constituyen un género comunicativo igualmente único, en el que la emoción juega un rol crucial. En esta era hiperdigitalizada y virtualizada, los eventos son un soplo de aire fresco para las personas, que viven en ellos momentos y experiencias que otras vías de comunicación son incapaces de transmitir.
Como demostración del movimiento andando, tras esta segunda mesa hubo una intervención “Impromadrid Teatro”, que lleva la improvisación y el humor a su máxima expresión, involucrando al público, que toma decisiones sobre las tramas, palabras y tonos de cada puesta en escena. Un momento único para finalizar la sesión de mañana de AEVEA&CO.
El empresario y escritor Luis Álvarez, uno de los socios del Gran Teatro Príncipe Pío, explicó que –tras las obras de reforma en el edificio de la antigua estación que se prevé concluyan a finales de 2017- a partir del 2018 este espacio quiere constituirse en la gran referencia del entretenimiento, el espectáculo y los eventos en la ciudad de Madrid.
La sesión de tarde de AEVEA&CO comenzó con una demostración de “Cómo generar emociones a través del asombro intelectual”, a cargo del gran mentalista Javier Luxor. De nuevo el público subió al escenario para participar e interactuar en una demostración deslumbrante y desde luego sorprendente.
Después se sucedieron tres charlas de formato TED sobre otras tantas tendencias en la industria de los eventos: la tecnología, con Gedeón Domínguez, CEO de Cloud District; la sostenibilidad, con Alberto Gómez, Director de Ephymera – Sostenibilidad y Coordinador de EventSost; y la innovación, con Silvia Leal, Directora Académica de Programas de Innovación y Tecnología en el IE Business School.
Precisamente la innovación fue el argumento principal de la tercera y última mesa redonda de AEVEA&CO, una mirada al futuro bajo el título “¿Y ahora qué?”. La moderó Javier Piedrahita, Director de Marketing Directo, en tono dinámico y generador de debate, ampliándolo al público participante. Y resultó en efecto un debate intenso en el que se habló mucho del “Efecto Wow” –ese momento de un evento en el que se alcanza un máximo de asombro y emoción en el participante. “De todas formas, lo importante son las personas” –señaló desde el público Mila Valcárcel, Vicepresidenta de AEVEA. “No debemos buscar en los eventos únicamente fuegos artificiales y el “más difícil todavía”, sino comprender que la máxima tendencia es prestar atención a las personas, cuidar los detalles, escuchar y ofrecer a los participantes espacios para la participación”.
El cierre de AEVEA&CO contó con la participación de Juan Espadas, Alcalde de Sevilla, y Antonio Muñoz, su segundo Teniente de Alcalde y Delegado de Hábitat Urbano, Cultura y Turismo. «La ciudad de Sevilla es consciente de la importancia de los eventos y el turismo de reuniones y congresos” –explicó Espadas-. “Por eso, entre otras cosas, hemos integrado la promoción y organización de eventos en el área de hábitat urbano, cultura y turismo. Los visitantes que llegan a Sevilla por primera vez para un Congreso o reunión profesional suelen darle una puntuación “antes de” de 6 o 7 sobre 10, pero tras su experiencia de contacto e inmersión en la ciudad la puntúan con un 9 e incluso superior.”
Para finalizar hubo un espacio de reconocimiento de la labor impulsora en eventos desde AEVEA hacia Eric Mottard, Director General de Eventoplus, el Spain Convention Bureau, la ciudad de Sevilla y la marca Red Bull.
La apertura y cierre del evento estuvo en manos del mimo Nicolás Cubelli que nos sumergió en el mundo de las emociones a través de la magia inspiradora de sus gestos.
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